我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率

這樣多來幾次「即時工作訊息」，那麼我們一個好好的工作時間要被切割成好幾個區段，並且花費更多額外的來來回回轉換不同工作的力氣。

這樣的做法帶來的壞處不言而喻：

1、首先對於工作者來說把時間都浪費在工作切換上。

2、再者瑣碎的任務交待會讓工作者混亂而無所適從。

3、三者當工作之間沒有輕重緩急的差別時，很有可能我們把時間都花在瑣事上，但真正重要的事情卻沒有進展。

工作不可能都是馬上處理的，什麼都要即時處理只會害了工作規畫，那麼回頭來看，用最即時的即時通來交代工作，會是一個適合的方法嗎？

二、老闆用手機在交代我們工作任務嗎？

手機當然是一個方便的工具，常看電腦玩物的朋友也一定知道我很推崇「行動工作」的價值。

但是任何工具有他們適合的情境，例如手機適合零散但即時、簡短但快速的記錄，而電腦適合把所有資料統整分析。

當我們習慣使用 LINE 談論公事時，很容易開始出現在手機上交代重要工作的情形，尤其可怕的是老闆走在路上如果臨時起意，想到什麼重要的事情於是「立刻」傳 LINE 來交代，但其實老闆也還沒想清楚，也不方便打太多字。

這大概是最糟糕的結果，我們會在 LINE 上面收到片段不完整、斷斷續續的訊息，這樣不只達不到交待任務的效果，而且事後要追蹤管理也很麻煩。

三、我想要事後怎麼管理、使用自己的通訊內容？

一般朋友家人的聊天，或許會想要備份，但是大概也就是圖個安心，真的有機會回頭去拿出來檢查的機率很低。

但是工作上的討論又是另外一回事，尤其一些重要的對話討論，或是在對話中一些重要事項、責任範圍、時間進度是否有交待清楚，這都是常常需要「事後檢驗」的。

而有用過 LINE 的人也應該都知道，要在 LINE 上面做這樣的事後檢驗、長久保存是相對不容易的。

在這一點上，同為新一代即時通訊工具的 Facebook 聊天室內容都長久儲存在網站收件匣中，而 Google Hangouts 的訊息也都自動備份在 Gmail 裡，事後要翻找查詢，其實更加便利。

相對起來，這兩個似乎會是讓工作討論更有保障、更好整理的工具。

四、什麼樣的形式可以有效、確實、清楚的交代任務？

我相信很多人在職場上最怕老闆或客戶「口頭」交辦工作，因為用嘴巴說雖然快，但腦袋不一定想得清楚，所以講的也不一定完整，而且口說無憑，還怕有所誤解。