我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率

如果是這樣，那麼非常接近口頭聊天的 LINE，自然也面臨類似的問題。

一個好的任務交辦，不是用一兩句噓寒問暖的討論型式可以說清楚的，而是應該用寫一篇論述文的態度，把前因後果仔細交待，把待辦事項一一條列，把重要參考檔案文件附上，這樣就是一個有效的任務交辦。

而這樣來看，目前最好的任務交辦方式，其實還是電子郵件（或是類似的雲端協同合作系統），有重要的公事，還是好好寫一封信，跟對方好好說明，才是讓工作更順利推展的正道。

小結：不是不要用LINE討論公事，而是正確的用 LINE 討論公事

那麼，難道說 LINE 只適合朋友聊天嗎？

也未必，就像我開頭所說的，我自己也會在公事上為了緊密溝通手邊正在進行的工作，和不在同個辦公室的對方用 LINE 來邊做邊討論，但這裡的重點是因為我們正在執行同樣一件事情，而LINE加快了我們的溝通速度。

可是溝通有很多種：

●「一般聊天、即時溝通、緊急溝通」：這時候 LINE 等即時通訊工具確實身負重責大任。

●「重要深入的討論」：若是真的要長篇大論，甚至中間夾雜很多任務規劃，那麼我甚至會直接選擇在 Google Docs 這種可以備份的雲端工具上討論。

●「任務的正式交辦」：要有明確的記錄、清楚的分析、確實的追蹤，那麼我會選擇用電子郵件。

而且真的要用 LINE 之類的工具來處理公事時，我也會謹守幾個原則，來兼顧即時溝通、找到人、不打擾、好整理、任務確實交辦等需求：

1、事先把重要任務與檔案完整寫在郵件裡寄給對方。

2、在適當時間傳一則 LINE 訊息提醒對方可以去看郵件。

3、詢問對方方便時再開始用 LINE 進行內容討論。

4、若是需要比較長篇的交待，先在筆記上打好文字，修整好，再傳 LINE。

例如我可能先用郵件把重要工作交代給合作者，如果對方一段時間沒有回覆，我再傳一則 LINE 提醒他找時間注意信箱，這樣就能同時有即時傳訊、直接溝通的好處，但又避免打斷別人工作、任務交辦不清的麻煩了。

（本文原刊載於電腦玩物〈我們真要用LINE談論公事嗎？小心即時反害了工作效率〉，原創作者為 esor huang（異塵行者），未經授權，不得轉載。）<本專欄反映專家意見，不代表本社立場>