頁數多不等於認真工作：一份好的簡報，絕不要超過「　」張

「多少頁的提案資料比較適中？」工作上經常有人問我這個問題。

單就結論而言，再怎麼長篇大論的資料，扣掉封面後至少要控制在十二頁以內。因為絕大多數的決策者都很忙，希望可以只翻幾頁就能理解提案的梗概。

為了在一分鐘內掌握概要，資料的頁數愈少愈好。能做出一次通過的提案資料的人，通常都很清楚這個重點。

將每一頁資料的情報先濃縮成一項，再利用圖表來凸顯情報。這麼一來，每一頁都只需要花五秒鐘就能理解概要。

只要能做到「一頁只包含一項情報」，就算資料多達十二頁，也能在一分鐘內就理解概要。即時在就算爭取不到說明時間的狀況，決策者只要稍微翻閱，就能理解你想表達什麼。

提案資料無法一次通過的人，通常沒有盡可能減少資料頁數的概念，反而會誤以為「頁數等於認真工作的證據」，而帶著厚厚的資料上門。要是上司說「看不太懂」，下次就會再加上各式各樣的情報、加入更詳細的說明文章，於是資料的內容也會變得愈來愈複雜、愈難以理解。

這種人通常搞錯了上司所說的「看不太懂」。基本上，上司那句「看不太懂」的通常不是「不明白細節」，而是「不明白整件事的全貌」。

換句話說，說明太過詳細，反而會變得難以理解。不如把那些旁枝末節全部砍掉，努力試著凸顯主幹，讓上司能夠在一分鐘內明白你想要表達什麼。

在實際的會議上，只要每一頁能用一分鐘說明完畢，就能在十二分鐘內把內容講清楚。每個議題可以分配到的時間約為二十至三十分鐘，所以再加上發問的時間，用十二分鐘說明完畢比較恰當。

情報少一點，才不會對大腦造成負擔，才能自然而然的記在腦子裡。請盡可能轉換思考模式，從「巨細靡遺的塞滿情報」變成「盡可能減少情報」。

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