別老是用good、bad、soon！一次看懂４個商業英文email原則

經常聽到學生說，希望英文Email可以寫得更「精準」，但哪裡不精準，要如何才叫精準，也說不上來。這裡給大家幾個方向：

１.給事實，不要用籠統的概念

要精確，最好能夠給事實。就像如果你說，今天很熱，聽到的人其實不知道多熱。但你說今天高溫39度，那就到底有多熱也就清楚了。比較這兩句：

（感覺）Mark's work is bad.
Mark的報告很糟。

（事實）Mark's reports contain statistical and factual errors.
Mark的報告有數字錯誤，也有和事實出入之處。

一般我們最熟悉的字 good／bad／soon／many 就是造成訊息模糊的元凶。調整最好的方法，就是給具體事實。

●many→1,000 or 500 to 1,000
●early→5 a.m.
●most→92.9 percent
●others→business partners
●very rich→a millionaire
●soon→7 p.m., Tuesday
●Good job→You've worked for a long time

２.代名詞濫用，會造成誤解

代名詞的使用不恰當，很多母語人士也可能犯這樣的錯。來看例句：

（不準）Bill would like those delivered to Jake ASAP. He needs to make a decision right away.
Bill希望這些能趕快遞送給Jake。他必須立即做決定。

這裡的he是Bill還是Jake，這句話就讓人搞不清楚，誰要做決定。

（準）Bill would like those delivered to Jake ASAP. Jake needs to make a decision right away.

３.Write like you speak：怎麼說就怎麼寫

這是商業書信的通則：怎麼說就怎麼寫。

我們平常講話不用 attached please find／per our conversation 這一類用字，信件裡也別用了，講白話文給人親切感，感覺活在當代。

（拗口）Please be advised that the conference will end at 4:00 instead of 3:30.
（白話）The conference will end at 4:00 instead of 3:30.

４.不要老套

有些句子其實沒有錯，但看多了覺得陳腔濫調、像沒誠意的套版。

（老套）Please do not hesitate to contact me.
請別猶豫，隨時可以聯繫我。

還不如用口語化，直接一點的句子，來得更真誠：

Please call me.
請打電話給我。

Send me an email.
發郵件給我。

I would be glad to answer any questions.
我很樂意回答你的問題。

Please call me with any suggestions.
有任何建議請打電話給我。

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