企劃很棒，但提案就是過不了...那是因為你的「ＰＰＴ簡報」犯了這些錯

製作簡報從釐清「簡報目的」開始，本書則透過下列4大步驟釐清「簡報目的」。

1.分析「接收訊息的對方」：找出能做最終決定的人，分析對方想做與不想做的事，了解對方對專案的認知與興趣。

2.設定「希望對方採取的行動」：盡可能具體設定希望對方採取的行動，若發現對方對於設定的行動反感，再設定其他選項。

3.分析「對方眼中的自己」：思考對方如何看待你，尤其需要了解對方覺得你有哪些知識、經驗、信任度與性格。

4.決定「要傳遞的內容」：在150個字之內整理出想告訴對方的訊息，訊息必須包含課題→解決方案→效果→行動等元素。接著，就為大家具體介紹這四個步驟。

STEP1.分析「接收訊息的對方」

找出接收訊息的對方

設定資料目的的第一步，就是先將接收訊息的對方「縮減至一人」。

如果接收訊息的對方本來就只有一人，那就沒什麼問題，但如果是同時向多人說明的會議形式，就很可能在製作簡報的時候，因為在意所有與會人員的想法，而做出目的不明確的資料。

建議大家針對握有決策權的人製作簡報，而不是為了一堆人製作簡報。

假設握有決策權的人物（influencer）出席，要將焦點鎖定在這位人物身上。此時的重點在於找出「能影響決策的人」。

從三個觀點分析接收訊息的對象

鎖定目標人物之後，接著要從1.激勵、2.阻礙、3.知識、興趣、性格、立場這三個觀點分析對方。

1的激勵是指「激發對方鬥志的元素」，例如升官、加薪、職場人際關係和睦，透過此步驟的分析，可掌握激發對方鬥志的關鍵。

2的「阻礙」是指「讓對方喪失鬥志的元素」，舉例來說，增加新的業務，被迫改變原本的工作方式，可能面臨的風險。透過這個階段的分析可為對方排除喪失鬥志的因素。

3的「知識與興趣」是指對方「了解與感興趣的元素」，例如對方具有統計相關的知識，或是對積極的企劃感興趣。

透過這個步驟的分析，可掌握該在簡報中放入哪些相關資訊，而「性格與立場」則會影響對方看待資料的方法，假設對方是個急性子，將簡報做得簡短些可能比較有利。