工作計畫跟不上？試試「時間匣」時間管理方法

老是覺得時間不夠用，專案進度總是跟不上計畫？時間匣規劃法（time boxing）是個好工具。

時間匣的原理說穿了很簡單，就是

按照計畫進度，分配固定時間給各個階段，並且按照時限完成每個階段的任務。

雖然時間匣規劃法不保證專案最後一定會得到圓滿結果，但是規劃出時程表，至少能讓你一次專注在一件事上，而不會受到其他事情的干擾，出現類似「帕金森定理」的窘況。

「帕金森定理」最初出現於《經濟學人》（The Economist）的諷刺性文章。作者帕金森（Cyril Northcote Parkinson）用「定理」反諷工作越做越多的現象，提出「工作會自己冒出來，以至於人到專案完成前都會忙個不停」。

時間管理顧問桑德斯（Elizabeth Grace Saunders）就舉例說，如果毫無規劃的話，很多人可能在初期準備階段就花掉大多數時間，以至於最後為了趕上時限，只好草草收尾。

但是如果運用時間匣，限制自己（或團隊）在兩小時內（或兩天內）完成規劃，然後訂出執行的時間或天數，最後保留收尾、檢視的時間，雖然結果不見得百分之百令人滿意，但至少不會拖拖拉拉地遲遲無法收工。

另外，根據趙馬克．趙桑德斯（Marc Zao-Sanders）在《哈佛商業評論》（HBR）撰寫的專欄，如果將時間匣規劃法配合上個人（或團隊）行事曆，更能完成計畫並增加產能。

趙桑德斯整理出「時間匣＋行事曆」的四大優點：

1.確保準備時間足夠

例如宣傳短片需要72個工時，那麼在行事曆上先留下72小時的「匣子」（box），就能確保期限前一定能做完短片。

2.讓大家都知道時程

特別是在運用團隊行事曆時，框出留給某件事的特定時段，能讓溝通合作更有效率，因為大家都能從行事曆上看到接下來要處理什麼，無法配合的也能先提出來討論。

3.方便事後追蹤進度

常常忙完一周的工作後，卻回想不起來做了哪些事？這時候行事曆就能派上用場，因為它清楚記下你每天做了什麼。

4.減少不確定因素

如果每件待辦事項都安排好某個時段，那麼就能減少某件事情突然發現該辦未辦的挫折感，也能增加你或團隊對未來的自主性。

(責任編輯 / 金佩瑾)