總不知道該如何下筆嗎？寫商用英文e-mail應避開的３大陷阱
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碰到商用e-mail，許多人總不知道該如何下筆。其實，不管英文還是中文，商業書信都有一定規則，記得避開3大陷阱，多半能夠獲得對方的善意回應。
先來看看一個簡單範例：
Dear Mr. Stanley,
Regarding to the delivery of patch number AA-1111, we are sorry that the arrival date may be one day later.
It is because of the bad weather, but we have allocated all available resources to ensure the timeliness.
If you have any questions, please do not hesitate to contact us.
Kind regards,
Joe Kenny
Sales Representative, BBB Inc.
0800-000-000, [email protected]
www.bbbinc.com
555 street, Taipei, Taiwan.
陷阱1：不熟裝熟
平常跟朋友寫寫e-mail，可能連抬頭、招呼都不打，因為對方一看到是誰來信，心裡就有個底了。但正式商業書信可不能當成一般朋友聊天，特別是剛開始接觸的客戶，最好是以最正式的稱呼開頭。
所以，忘記Hi、Hello等不正式的用語吧！一律以Dear開頭，最好還能加上Mr.或Ms.，例如範例一開頭的Dear Mr. Stanley。雖然國外的某些語言專家認為Dear已經有點老氣，但是面對看不到的客戶，不犯錯是最佳選擇。就算被嫌棄老派，但是至少不會得罪人。
而且，除非對方開始用Hi, Joe這類的親切稱呼，你才能用Hi或改稱對方名字（first name）回信。如果對方還是以Dear Mr. Kenny回信，那千萬別先說Hi，免得被當成不懂禮數。
陷阱2：不先講重點
除非事情真的很複雜，不然商業文書以言簡意賅為最高指導原則。如果單靠e-mail寫不完，不如考慮視訊會議，面對面溝通。就算英文口語不佳，加上比手畫腳，還是能讓對方感受到誠意。
書寫方式類似以下這段文字：
Regarding to the delivery of patch number AA-1111, we are sorry that the arrival date may be one day later.
It is because of the bad weather, but we have allocated all available resources to ensure the timeliness.
If you have any questions, please do not hesitate to contact us.
首先，說明發信、道歉的原因，因為交貨可能要延後，讓對方一開始就了解你發信的原因。切忌先哈啦一堆，等到對方失去耐心才進入正題。
其次，說明解決方法，像是說明問題是天候不佳，然後說明我方已經投入所有資源，以確保準時交貨，讓對方感受到自己確實有在處理問題。
最後，通常也常被忘記的，就是把發話權丟回給對方，問問客戶還有什麼想知道的，而不是交代完事情後，就打包收工了。
陷阱3：沒留下聯絡方式
客戶的信件可能在公司內部CC來、CC去，經過好幾手才傳到你手上，因此切忌回信時直接reply（回覆）。
最好能夠重擬一封乾淨的e-mail，確保不會將內部對話傳給對方，並確實將信發到客戶手上。
同時，在信件最後附上詳細的姓名、職稱、電話、電郵、地址等聯絡方式。免得客戶真的有疑問時，卻不知道該找誰。
(責任編輯 / 廖婉書)