SOP 是什麼？４步驟教你建立標準作業流程

對應到個人端，制定SOP的目標很多元，需視個人而定，有人是為了兼顧家庭與工作，期盼縮短工作時長；有人是渴望取得更漂亮的業績數字；有人則是為了加快新人步入軌道的時間，減輕管理負擔。這些制定SOP的原因，將是日後優化及改善內容的重要指標。

步驟2：善用表格制定各階段目標

制定表格時，不妨參考當前最紅的OKR目標管理法（Objectives and Key Results），只要打開Excel表，訂出年度、季度，以及每月及每週的預計達成工作，就是成功的第一步了。

在設置各階段工作目標時，切記要以「結果」來思考，而不是做到就好。一般上班族通常都有個人的KPI績效指標（Key Performance Indicators），建議在制定年度及季度目標時，直接納入KPI績效指標，至於每月及每週的工作流程，可以用另一套「餐廳管理法」來完成。

餐廳管理法指的是餐廳常見的標準流程制度，大多以條列式呈現，是更精細的執行方式，通常用在例行公事上。

以餐廳來說，表上可能會列的項目包括「當衛生紙少於2包時，就補上備品」、「檢查玻璃是否有髒汙」等，輪值人員必須在每個任務上打勾，才算完成。

套用到工作上，上班族可以透過Checklist列下自己的每月或每週例行任務，完成後就打勾，就不怕遺漏工作。也能根據任務的輕重緩急，在前方標註順序，並在每個任務欄位上，寫上預計執行日期，如此一來，從每月、每週到每日的工作量馬上一目瞭然，能更有效的分配時間。

步驟3：SOP要必備防呆設計

曾在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問、識博管理顧問執行長張國洋分享，制定SOP最後一個絕對必須要考慮的，則是流程間要有「防呆設計」。

他指出，防呆設計是為了確保每個流程之間，不會有出錯的空間。舉例來說，當我們到ATM提款時，通常機器會先退出卡片，才會吐鈔，這樣的設計其實是有用意的，因為當卡片與吐鈔同時進行時，使用者很可能只拿鈔票，就匆匆離開，將更重要的提款卡遺留在原地。

因此，工作者在制定SOP時，也應納入防呆設計，像是舉辦活動，將檔案上傳電腦的流程，可以從原本都插入隨身碟，改為統一由雲端硬碟下載，就不必擔心可能會發生遺漏隨身碟，導致下次報告時，找不到關鍵報告的窘境。

(責任編輯 / 廖婉書)