活用文字力、軟體工具，打造遠端工作最佳狀態

後疫情時代，遠距辦公當道，為勞動市場帶來兩大新趨勢。一是促使企業突破地域限制，廣納海外人才；二是帶動產業數位轉型，改寫未來工作型態。

今年5月，台灣也正式加入此行列，啟動分流和居家辦公。

然而，許多企業因為不熟悉科技工具，或數位化進程相對緩慢，導致團隊協作不易、工作效率下降。

CakeResume在遠端工作期間，也進行了許多內部調整，讓作業流程重上軌道。前前後後，花了大約一週時間，達到團隊運作順暢、工作效率不減反增的成果，也在過程中，整理出一些可供企業參考的遠端工作術。

練習3個段落文字表達，強化遠距溝通

首先，居家辦公面臨的第一項考驗，就是團隊成員之間的「文字表達能力」。

當面交談時，一般人都能在對話之間快速掌握重點，但一旦將訊息化成文字，就需要充分的組織和邏輯性。

舉例來說，當公司官網遇到問題，若只告知工程部的同仁：「網站沒辦法登入，好像有bug。」卻沒說明操作流程，或是附上畫面截圖和連結，就會徒增對方困擾，增加來回問答的次數。

在處理大型專案時更是如此。由於工作事項龐雜，不同部門間也需要交接任務、追蹤進度，若訊息無法以文字精準表達，將大幅增加溝通成本，降低協作效率。

為了加強訓練，CakeResume在內部舉辦了一場工作坊，教導同事如何將文字訊息「文件化」。我會要求團隊，盡可能用一則訊息，就把事情的來龍去脈交代清楚。例如，一則訊息可大致分成3個段落：先精簡扼要的說明想法，再以數據、連結或截圖輔助標題，最後歸納出一個以目標為導向的結論。

同樣的標準，也能應用到公司的文件紀錄（Documentation）上。在遠端工作前，許多事情都能以口頭報告，書面資料常常寫得不夠詳盡，直到遠距辦公，才凸顯了文字建檔的重要性。其實每件任務的動機、目標、待辦事項，都應清楚描述。

以業務團隊為例，過去可能只要寫下拜訪客戶的單位、時間、地點，其餘用口頭說明；但現在就連對方的公司背景、發展方向、當天的對談紀錄都要一一詳載。如此一來，其他同事只要點開文件，就能一目了然所有資訊，省去冗長的視訊會議時間。