活用文字力、軟體工具，打造遠端工作最佳狀態

選擇整合多方服務的通訊軟體

有了文筆的鍛鍊，下一步，則是軟體設備的升級。

目前市面上有很多遠距辦公工具，包含具備通訊功能的Slack、Microsoft Teams，視訊會議工具Zoom、Google Meet、Cisco Webex，以及用來執行專案管理的Trello、Asana等。每家產品各有其特色和優勢，端看企業的需求與偏好。

真正重要的是，軟體間是否能彼此整合（Integration）。我認為一個良好的遠端工作環境，必備一款「能整合公司其他SaaS（軟體服務）」的通訊軟體，也就是能結合訊息、視訊、任務排程等一體化服務的科技工具。

以CakeResume為例，我們使用Slack作為主要通訊軟體，並串接Zoom、Google Calendar、Trello等來執行會議和追蹤任務。只要在Slack上輸入“/zoom”就能開啟視訊會議、查閱參與人員，使操作更加便利。

另外，所有軟體的通知也都會集中到Slack上，由單一平台收發訊息，減少資訊遺漏的可能性。

在串接Google Calendar之後，每天可直接從Slack接收當日活動安排，不用再另開行事曆確認行程；每項活動開始前，系統也會跳出提醒通知，附上活動說明、視訊連結等資訊。

善用排程功能追蹤專案進度

在進行專案合作時，也建議企業可以整合一款任務排程軟體，以更快速、即時的方式掌握整體進度。

在CakeResume，我們習慣使用Trello來規劃待辦事項、安排任務時程。每完成一件事，都能在清單上打勾，或是拖曳任務卡片、改變任務狀態。而以上每項更動，都會發送通知到Slack，方便同事了解彼此的工作概況。

不過，太過頻繁的訊息通知，恐怕會降低遠距工作的品質。因此，我們在Slack上，替每個團隊開了一個外部通知的頻道（Channel），專門接收Trello等其他服務的訊息，讓成員們可自行斟酌是否應該關閉提醒。

在使用Slack對話時，也可針對單一訊息進行個別回覆，讓除了當事人之外的同事不會收到通知，有助於過濾不必要的訊息，減少分心機率。

換句話說，在挑選通訊軟體時，應以不過分干擾、卻也不至於漏接重要訊息為原則，並適時調整運作方式。

整體來說，疫情雖然改變了原有的工作模式，卻也是企業成長或數位轉型的契機。像是上述提到的文字表達、建檔能力和數位技能，不論疫情過後與否，都能繼續沿用，維持高效的工作節奏。