用電話溝通最有效？沒有經過精煉思考的訓練，用電子郵件反而更好

讀完這篇文章，你可以學到：

1. 紙一張簡報是指「給對方看」的資料，而且要盡量做到「無聲達標」。
2. 從前確實有過只能靠電話溝通的時代，但如今時空環境已大幅改變。
3. 電子郵件比電話好的優點在於對方能接收到你「思考整理後的結果」。

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如何做到讓人一看就懂？

紙一張簡報是指「給對方看」的資料，而且要盡量做到「無聲達標」，亦即不開口也能達成目的的結果。

下面以此為基準，排列出各種溝通的優先順序：

當面簡報＞視訊會議＞電子郵件＞商務通訊軟體＞電話

判斷的基準是「是否能靠視覺來傳達」給對方。若以這點來篩選，距離無聲達標最遠的溝通方式為「電話」（包含用通訊軟體進行語音通話）。

只用電話溝通已經過時

你周圍還有人只用電話來聯絡工作嗎？

我有很多出差機會，每次在機場休息室或車站候車室辦公時，常常看到邊講電話邊發脾氣的人。他們看起來像是在用電話報告、連絡、討論些什麼，但因為無法向對方清楚表達自己的意思而焦急上火。

讀到現在，相信你已經知道問題出在哪裡了。

問題不在於表達內容，而是「表達者」身上。

請記住，無法「讓對方看見」的電話基本上是要盡量避免的溝通方式。

我希望你養成一個習慣，經常去想「如何避免通電話」，同時調整自己日常的溝通方式。以下分享一個我身體力行的做法。

工作時基本上不使用電話。

我的名片上只印了電子信箱，就算有人詢問電話號碼，我也會表示拒絕：「因為沒在用就沒印了」。因為我想讓自己的溝通環境更接近「無聲達標」，盡可能使用郵件而非電話來溝通。

用電話溝通更需要簡報功力

其實，偏好電話溝通的人當中，有不少人工作上欠缺精煉思考的習慣，這點很容易造成時間浪費。當我們工作中被突如其來的電話打斷，聽對方講一堆沒有重點的話，沒有比這更不合理的事情了。話說有時候還會被要求馬上回覆，我根本沒時間準備的答案，連進行紙一張思考整理的機會都沒有。

用電話溝通，就像被猛然推上舞台一樣，沒有相當程度的簡報功力辦不到。

(責任編輯 / 朱玉瑩)