用電話溝通最有效？沒有經過精煉思考的訓練，用電子郵件反而更好

事實上，我自己就不會馬上回覆通訊軟體或電子郵件，通常都是保留莫約一天的整理時間再一口氣回覆。

不「即時回覆」反而提高效率

電話是「同步型媒體」，電子郵件則是「非同步型媒體」。接收郵件和回覆郵件兩者之間無須同步進行，而「不同步」這點即為電子郵件的本質。

「即時回覆」是把電子郵件視為相當於電話的同步型媒體。但我認為電子郵件屬於非同步型媒體，所以信件往返間有時差也是理所當然。

那麼，商務通訊軟體屬於哪一種？如同前述，因為這種溝通方式有速度上的要求，所以要歸類為同步型媒體。但這不代表你不能將電子郵件方式套用在通訊軟體上，你只要找出自己的運用規則就沒問題了。

最簡單的方法，就是向旁人宣告：

除非註明『緊急』或『盡速回覆』，基本上我會保留1天的時間整頓後再做回覆。

如果旁人都明白「這就是他的工作方式」應該也會出現贊同而跟著做的人。

尊重彼此的時間，避免要求「即時回覆」

或許正因為如今是「隨時隨地都能與人連結」的時代，故而逐漸有提倡「有權斷絕連絡」的主張出現。

要用「同步型媒體」還是「非同步型媒體」？這種選擇今後會更加重要，而我認為電子郵件的「非同步」特性應該獲得更多人的認同。

「即時回覆」在工作模式多樣化的現代，真的算是工作能力高強的條件嗎？不過，我認為「容許時間差＝以尊重自己和對方的時間為前提做好工作」的趨勢會越來越普及，請你務必藉機嘗試看看。

(責任編輯 / 朱玉瑩)