To Do List待辦事項怎麼列？高效工作必備APP推薦

根據Allen的理論，在擬訂To-Do List時，不該在目標欄位只粗略地寫下「召開專案會議」，而要細分成工作子項目後，再謄上待辦事項。因此列出的目標將會是「寄給部門同仁會議通知」、「列下討論議程」…。

此外，Allen建議，最好依據不同的工作環境羅列待辦內容。如此一來，在執行過程中，就不會因為切換環境、或轉換心情而浪費時間。而處理一項工作若花費不到2分鐘，應立即完成；如果可以委派，請將任務分配給其他人。

舉例來說，若你是社群工作者，可以將必須依靠電腦及網路環境才能完成的工作先列出，在同一時段一起執行，例如回覆Meta粉絲專頁私訊、與Instagram粉絲互動、收信及回覆電子郵件等。這些待辦事項的共通性在於都屬於「回覆型」的任務，集中處理將有助於大腦運作較不費力。

不過，一旦待辦事項具時效性，就必須改以優先次序為主，這時可以參考「艾森豪矩陣」（Eisenhower Decison Matrix)，快速決定事件的輕重緩急。

艾森豪矩陣是由第二次世界大戰時的五星上將杜懷特·大衛·艾森豪（Dwight David Eisenhower）所提出的快速決策方法，他認為所有任務皆可依照「緊急程度」跟「重要程度」分成四類。

1.緊急且重要：必須先完成的任務。（例如：舉辦成果展、重要合約簽署）

2.不緊急但重要：需為這類任務預留時間。（例如：成本計算、故障排除）

3.緊急但不重要：可尋找wiseman（貴人）或委託人脈協助。（例如：訂會議餐點、訂製合身正裝）

4.不緊急且不重要：有時間再來處理即可，必要時可移除。（例如：將桌上假花換成真花、鋪上紅地毯）

簡言之，在思考待辦清單時，必須同時掌握時效性、以及重要性，而在正式寫下各項任務時，要能拆解成實際可執行的內容，才能確保不會遺漏了某些工作。

擬訂To-Do List，3個NG不要犯

掌握上述要點，並不代表你能靠著待辦清單，使每項任務準確達標。許多人擬訂To-Do List時，仍會因為失誤，無意中因小失大。以下是《Cheers》所整理在擬訂To-Do List 時常見的3個NG點。

NG點1：任務清單太冗長

一天只有24小時，扣除工作之外，還得預留休息及吃飯的時間，若過於貪心想事事都做，恐怕最後樣樣做不成，因此任務清單最好每天不超過10項。

(責任編輯 / 杜韋樺)