張忘形專欄｜文不如表，表不如圖？其實主管最愛「塞滿字的投影片」

不知道你聽到簡報的時候，腦海裡第一個浮現想法的是什麼？我發現，大部分人聽到簡報，往往會以為是「簡報軟體」。

我因為教簡報的關係，常常會被大家誤會：你在教PPT喔？我都得花很多時間釐清簡報和PPT的不同。然而，正是因為這個誤解，造成很多人做簡報時容易卡住。

直接做PPT，就像是沒點餐就出菜

我們換個場景，如果今天你在一間餐廳當廚師，聽見客人說想吃東西，第一步要做什麼？該擺盤出餐、烹飪料理，還是享用美食或詢問點餐呢？

這幾個行動，如果照順序來編排，你會怎麼樣排列？先說，每個人一定有自己的考量，所以答案沒有對錯，但我的想法大概會是：

1. 詢問點餐

2. 烹飪料理

3. 擺盤出餐

4. 享用美食

為什麼要提到這個呢？試想，如果我不能吃牛肉，所以向餐廳點了雞排，結果卻上了牛排。無論這個牛排多高級，擺盤多精緻，我還是會把餐點退掉。

我們把這樣的思考，轉化成簡報的準備階段，其實就是：

1. 確認需求

2. 整理資訊

3. 編排頁面

4. 上台分享

很多人聽到要做簡報的第一反應，就是先打開PPT，然後開始找資料，複製貼上，接著思考排版。然而，沒有搞清楚需求，無論頁面多精美，對方都不會買單。

符合聽眾需求，塞滿字也是好簡報

「確認需求」和「整理資訊」其實是簡報前最重要的事。

1. 確認需求：很多人總以為，簡報做不好是因為自己的投影片設計太差。但以我的經驗來看，常常是因為前面的需求沒有搞清楚，導致最後簡報的成效不好。

比如做投影片最經典的一句口訣：「文不如表，表不如圖」。我初入職場時，也是這樣覺得的，因此我當時整理完資料，用盡各種方法讓它們都圖像化，並且在簡報前把資料都記起來。

就在我想著是不是能靠如此傑出的簡報，在主管心中留下好印象時，卻被對方臭罵一頓，他說：「你這上面什麼都沒有，我要怎麼樣去跟大老闆報告？」

那次錯愕的經驗，讓我忽然意識到，比起美觀，我主管應該更希望上面是密密麻麻的字，最好能夠照著講，這樣他就能少很多的準備時間。

確認需求有各種方法，但只要記得一句話就好：

(責任編輯 / 杜韋樺)