從董事長到基層主管 一張圖告訴你管理者的時間都花到哪裡去？

例如銷售人員拜訪客戶的時間，就是有效時間；軟體支援工程師在為客戶做軟體升級或是錯誤處理時，就是有效時間；硬體維修工程師為客戶進行預防維護或是問題排除，就是有效時間。

至於內部會議、查找資料、學習新產品、往返客戶端的交通時間、吃飯休息等，則都被歸類為沒有產出、沒有產值的「無效時間」。如果讀者有興趣瞭解「時間分析」這個主題，請參考《創客創業導師程天縱的管理力》中〈時間都去哪兒了？〉這篇文章。

至於「管理工作」，大致可以分成四大類：

一、計劃(planing)
二、組織(organizing)
三、領導(leading)
四、控管(controlling)

這些管理工作將於接下來的本系列文章中，再深入說明討論。

時間分配

從我過去的經驗中總結出來，最基層的管理者至少要用五○％的時間做管理工作，其他的時間則用在職能工作上，這樣才能讓新上任的管理者，能和屬下的員工順利磨合。

而隨著職位步步晉升，主管的工作範圍(job scope)越來越大，責任越來越重，負責的營收獲利數字和部門員工人數也大幅度增加，花在管理工作上面的時間比例也會逐步上升。

最頂層的職位，管理工作時間比例有可能達到九○％以上，但是永遠不可能達到一○○％。因為，即使貴為董事長、執行長，仍然必須抽出時間來拜訪重要客戶、投資者、參加員工大會、參加行業活動等，為公司創造形象。

圖1-1可提供讀者們參考，依各別企業的產業別、產品別、規模、環境，而有所改變。

管理時間差距

由於台灣中小企業的資源有限，或是源於創業老闆本身對管理工作的不瞭解與忽視，因此對於部門主管的管理培訓不夠，造成企業管理制度和實務上的缺失。這個問題的具體狀況，從主管的時間分配就可以看得出來，普遍覺得主管花在管理工作的時間遠遠不足。

這種現象，可以從圖1-2中的管理時間差距顯示出來。如果企業老闆們有興趣的話，也可以做個「管理時間統計分析」，得到各自企業中不同層級主管的時間分配比例。

最近台灣的企業都非常重視管理培訓，不僅老闆親自參加各種EMBA、CEO班、總裁班、商學院課程，甚至安排企業二代、高階主管參加以上課程，以提升企業管理效率，達到轉型升級、增強競爭力的目標。