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對很多主管或員工來說,開會是日常。開會占據每天工作非常多的時間,但到底要如何開會?怎樣開會比較有效率?開會該注意哪些小細節?有沒有什麼禁忌?看看台積電是如何開會的,或許對增進開會效率會有些幫助。

此外,台積電的會議還有一點相當特別。「如果報告的人要指責別的部門的缺失,一定要在開會之前,就先知會該部門」。也就是說,當你要提出的問題是發生在哪個部門時,要先與該部門主管就此事討論過,不能直接在會議中提出來,因為這樣做,不僅會讓該部門措手不及,會議主題也會失焦,演變成誰對誰錯的相互指責,會議時間會拖得很長,無法進行有效及建設性的討論。

前面講的是「該」怎麼做,接下來當然有「不該」做的事。在台積電開會,哪些事情不能做呢?大致有以下幾點。

首先,報告進度與方向,還有解決問題的方法及做法,要做出有目標及方向的結論,但要注意的是:「細節不需要說太多」。

還有「你做了多少事、問過多少人、做了多少苦工、過程有多挑戰,這些都不需要講,主管不想聽這個,也沒有空聽」。大家都很忙,會又那麼多,你到底做了哪些貢獻,大家從工作成果就可以看得很清楚。

尤其要切記:「不要解釋問題的困難點」。只要報告進度,報告解決方法,不要一直講問題在哪裡。台積電找你來是要解決問題的,不是請你來抱怨的。

對了,台積電的會議到底多不多?

只要問一下台積電員工,絕不會有人告訴你會議不多。會議不多的人,大概都是因為自己的角色不太重要,或是準備要捲鋪蓋走人了。像當年還未離職前的梁孟松,就有很長一段時間沒事做,沒有會議要開。

只要是正常的台積電員工,每個人的會議當然都不會少。雖然大家都想辦法減少開會,讓開會更有效率,但是晶圓廠內製造流程繁雜,牽涉細節太多,只有靠密集溝通,才能做到更佳管理。

關於在台積電開會,還有一點也很重要,這一點與開會本身不一定有直接關係,而是與工作態度有關,那就是:每一個人對於自己說出來的承諾(commitment),一定要徹底執行並達成。也就是說,如果你說出了目標,就要說到做到,全力完成自己設定的工作目標。

有一位朋友,原本在另一家半導體公司工作,後來轉到台積電任職。他說,在原本的公司,不論主管還是員工,大家都很習慣講很高大尚的目標,但最後往往都做不到,就算做不到也不會怎樣,反正事情過去就算了。

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