任務與責任分配總是不明確？「ARCI法則」４角色讓專案管理變輕鬆

事後告知者（I）通常是後勤或支援部門，可能是人資、財務、客服，或最高層級的主管。這些人無需了解通盤進度，僅需知道整個專案進度和工作狀況。

ARCI法則如何運用於團隊分責？

為家樂福及可口可樂提供專案管理及客戶服務諮詢的企業服務公司Monday.com建議，PM應用ARCI法則時，可依循以下4步驟：

1. 識別每個任務的關鍵活動

首先，PM先確定專案的每個重要任務或活動，可以是產品開發的不同階段、行銷活動等。

許多專案管理工具能在這時提供幫助，例如規劃時程和分配角色的甘特圖，有助於釐清目標與時限。

2. 確定每個活動的角色

這一點很關鍵，隨著團隊的擴張，某些專案或某些客戶關係的所有權界線變得模糊。使用ARCI 法則分配角色， PM可以清楚找到任務負責人。

就像上場打仗，當責者是將軍，只要分配任務得當，確保負責人擁有足夠資源、權限和工具，就是能打贏勝仗的士兵。

3. 溝通和追蹤

確保團隊成員了解他們的角色和責任，特別是當責者和負責者，須隨時檢視及追蹤專案成員的執行進度。

專案進行期間，如果出現問題或重大變化，當責者和負責者需立即適時調整角色和責任。

4. 避免專案外角色臨時插手

有時候，非當責主管或是其他專家會忍不住插手專案指手畫腳。

為避免發生此情況，PM可以事先將ARCI流程攤開來，邀請非當責主管或是其他專家扮演C——事前諮詢者的角色，確保他們知道可以提出建議，但不負責執行，而且採納與否歸屬當責者。或是請主管確認是否為事後被告知者的角色，由於事後知情，他們的意見將不會納入工作流程。

總結來說，「ARCI法則」是有助於專案順利執行的強大工具。透過明確定義每個活動的角色和責任，PM或主管將能夠順利推進專案進度，也能替團隊創造融洽的合作模式。

 

資料來源：

1. LinkedIn

2. Monday

3. Insightlopedia

(責任編輯 / 陳靖雯)