善用Excel IF，新手主管也能輕鬆掌握績效與業績

IF函數的三大特點：

1.整理不同條件下的分類時，非常實用，如計算員工績效、學生成績。

2.如有多個條件須設置，IFS函數會比IF更方便且不易出錯。

3.善用「AND」及「OR」功能，使用範圍更廣。

什麼是IF函數？怎麼使用？

IF函數可說是上班族必學的Excel函數之一，邏輯很簡單，先透過IF函數設定某條件，當滿足條件會回傳A值，不符合則回傳B值，讓你在資料海中能快速做判斷。

基本公式為：=IF(Logical_Test, Value_if_True, Value_if_False)

其中「Logical_Test」代表你設定的條件，「Value_if_True」代表條件測試為「真」時所呈現的結果，「Value_if_False」則代表測試為「假」時的結果。

諸如成績及格與否、庫存需不需進貨、績效是否達標、消費是否滿足折扣金額，以及性別身分等需依靠不同條件進行分類的情境，都適用「IF函數」進行整理。

IF函數運用實例

舉例來說，老師如果想知道全班同學成績及格與否，可以把「Logical_Test」設定為60分，「Value_if_True」設定為及格，「Value_if_False」設定為「不及格」。

公式將會是：「=IF(B2>=60,"及格","不及格")」，如此一來，就能輕鬆整理出全體學生的及格狀況。

再舉一例，若老闆想知道各分店的業績是否達標，但是每間分店的達標金額又不同時，公式將會是：「=IF(B2>=C2,"達標","不達標")」。

意即銷售業績大於目標業績時為達標，點選套好公式的儲存格右下角，往下一拉，就能馬上得出所有分店的達標情況。

然而，當有多個條件需設定時，使用IF函數的公式將變得十分複雜，增加了犯錯的可能性。

以員工績效為例，如果將各種項目的績效，依據成績被分為90分以上為「特優」、80～89分為「甲等」、70～79為「乙等」，小於70分為「丙等」，使用IF函數的公式如下：

「=IF(B2>=90,"特優",IF(B2>=80,"甲等",IF(B2>70,"乙等",IF(B2<70,"丙等")」

這時比較推薦使用「IFS函數」，透過單一函數取代巢狀「IF函數」，以更靈活的方式計算多個條件。

「IFS函數」的公式為：「=IFS（條件1, 數值1,條件2 , 數值2 」

(責任編輯 / 吳彥君)