使用Instant Messenger的Dos & Don'ts

在職場上使用各種即時通訊工具，有哪些需要注意的原則？YAHOO!奇摩網路通訊暨平台服務事業部資深產品經理林志強，負責開發YAHOO!Messenger產品，本身也是高度使用者；59年次的他，同時身兼主管與員工兩種角色。林志強歸納出13項Dos＆Don’ts，值得上班族參考。

1.在名單上加入對方前，先表明身分。

先表明自己的身分，等於再度確認對方是否同意成為名單上的一員。跟面對面一樣，自我介紹永遠是最基本的禮貌。

2.相信並尊重別人的「狀態」。

就像你可以不接手機，不管對方是不是真的處於「忙碌」或「離開」狀態，都要尊重他有不立刻回應的權利。

3.討論公事時，文字儘量簡潔。不要追求打字速度而錯字連篇。

若需要很多文字才能解釋清楚，該改採電話或其他方式溝通，不要逃避或刻意忽略人和人間的真實互動。

4.發訊息之前，一定要確認對方到底是不是你要發的對象。

很多人都有過這樣的經驗：按下「傳送」鍵後才發現：傳錯人了！

5.重要事項還是要以信件方式溝通，才有紀錄可查。

為了負責任，保留工作上的溝通紀錄很重要，千萬不要覺得透過即時通訊「傳了就算」而便宜行事。很多主管都認為這並不屬於正式的溝通形式。

6.不要太頻繁更改暱稱，暱稱格式又不具一致性。

這會造成其他人辨認上的困難。

7.不要輕易在暱稱中表露太多的個人負面情緒。

特別是對工作的抱怨。在沒有溝通前直接訴諸Messenger暱稱，想透過「公訴」方式來尋求同事支持，一方面對主管太直接、不夠尊重；另方面等於把情緒壓力蔓延給其他人，並不公平。最重要的是，這對解決問題本身沒有幫助。因為組織最終看的還是個人績效，如果事後表現不好，事前又過度宣洩個人情緒，反而不利自己在老闆和同事前的形象。

8.不要輕易將公司訊息置入暱稱中。

別忘了，你的名單上可能有很多公司以外的人士，他們也會對外傳布消息，對公司造成想像不到的影響。像開發中的產品計劃、進度，格外要避免。

9.不要直接傳送訊息給層級超越自己很多的高階主管，尤其是還沒有跟直屬主管討論過的內容。