多出40％自由的工作整理術
圖片來源：王創緯
過去，葉卉婷將大家應做及待做事項寫在大白板上，再一一擦拭掉。現在，她運用公司工作紀錄系統確認今日應做事項、待處理事項、負責人員進度及完成率，即可隨時更新。
2年前，她更建立「每日晨會Stand Up」的做法，在10分鐘內，每人花10秒鐘說明當日計畫完成事項，並與跨部門同事快速溝通、核對行程，同時也一併替大家的頭腦「開機」。
「其實人人都會分類整理，就像你會區分夏天與冬天穿的衣服；問題在於，是否善用它於生活的每個地方，」葉卉婷一針見血指出。
善用整理的思維，不僅可用於簡化工作，更形而上的層次，是可運用於職場人際關係與思考問題的解決之上。
對經理人來說，無論是對客戶、對主管，乃至於對內上下左右的人際溝通，都有必要依職位、立場、個性、喜好、需求等方面做分類管理，並且將80％的心力拿去應對那最重要、最需要被照顧的20％的關係。這正是勤業眾信集團總裁陳清祥管理眾多員工、客戶關係仍遊刃有餘的原則。
陳清祥比喻，「我們這行常犯的錯誤之一，就是提供報表給客戶時，給董事長的跟給財務主管的報表是一樣的，」這意思是，財務主管需要的報表務求詳細，但董事長關心的可能只有幾個營運重點，換句話說，不同客戶必須有不同應對，滿足他們不同需求。
會計師出身的陳清祥，初入職場時從基層查帳員做起，直到成為公司合夥人，一路走來，他自己也是善用整理術解決問題的最佳示範。
例如，看待一個問題，陳清祥強調要「舉一反三」，從問題的各層面做深入探究，他最常使用的整理工具之一，是台塑集團內部管理慣常用的「魚骨圖」，又稱「要因分析圖」（Cause Effect Diagram And Cards, CEDAC）。這是日本品管大師石川馨所創，用來將事件抽絲剝繭，分層探究真正原因的一套思考流程。首先在朝右的魚頭記錄待解決之問題（例如業績下滑），之後召開會議，透過團體腦力激盪，寫下大家認為造成這個結果的主要原因。如此，將各原因歸納後之主原因即是「大骨」，子原因是「中骨」，孫因素是「小骨」。另還有反魚骨圖，以同樣邏輯整理出解決對策。