誰偷了主管的時間

前面提到，主管工作的複雜度來自於應付各方不同的需求，感覺自己無法掌控所有的時間，然而事實並非如此。

《別讓猴子跳回背上》（Monkey Business）的作者威廉歐肯三世（William Oncken III）指出，通常主管的時間運用可分成以下3種：

‧老闆佔用的時間

‧系統佔用的時間，例如來自其他部門或是外部客戶的要求

‧自我佔用的時間：這又分成兩個部分，一是與屬下互動的時間，另一則是完全屬於你自己可支配的時間。

事實上，第三種情況是主管本身可以掌握的部分，因此主管在進行時間管理時，應該先從這部分開始。要能增加自我可支配的時間，最直接的方法就是有效管理與屬下之間互動的方式。

屬下在面對主管時，通常有以下應對方式：

‧等待被告知

‧詢問該怎麼做

‧提出建議，採取雙方都同意的做法

‧直接採取行動，同時立即告知

‧自行採取行動，定期向上報告

你必須清楚的與員工溝通，當他有任何的問題需要找你討論時，最起碼應該採取後3種做法，而不是等待你的解答或指示，這樣員工等於是把自己份內的工作丟給主管處理。員工應該盡到自己應有的責任，在提出問題的同時要有具體的想法，這樣才能節省彼此的時間。

至於要採取後3種的哪一種做法，在你交派工作時，就應該要和員工溝通清楚，畢竟每一份工作適用的情況有所不同。

同樣的，當你自己在面對老闆或是其他部門時，你無法控制他們該怎麼做，但是你可以改變自己，主動提出建議的做法、隨時告知對方最新的情況，這樣也可以節省不少的時間。

2.釐清不同性質的工作

時間管理其中一個重要的原則就是區分不同性質的工作，將性質類似的工作集中在同一個時段完成， 這麼做是有原因的。

根據美國密西根大學心理學和神經學科學家最新研究發現，人的大腦只有在持續不間斷地處理一件事情時，才能發揮最佳功能。因此，當我們轉換不同的工作項目，大腦必須花費時間去適應與熟悉。

《實驗心理期刊》（Journal of Experimental Psychology）也曾進行類似的研究，結果發現，如果每次你必須花費15分鐘的時間適應與熟悉新的工作項目，而一天當中你轉換了10次之多，花費在適應新工作的時間總計有140分鐘。