就是比你早3小時下班：從「桌面淨空」開始
圖片來源：三采文化
有九成的人被工作追著跑!
大部分的工作都能制式化
把每天的工作內容記錄下來，可知自己多半都在重複同樣的作業。諸如看信、回信、每個月遞送請款單、撰寫要給客戶的提案書、撰寫會議要用的企劃書等等。
觀察那些愛說自己沒有時間的人，會發現他們每在執行相似的作業時，總是從零開始，或是過度仔細地逐一應對，浪費了很多時間。
從「作業效率化」的角度來看，套用既定模式來執行重複的工作，能夠有效提高效率。
「制式化」的代表例子是建立文件範本。
像是企劃書、提案書和其他事務性的文件，大部分都有固定的格式。事先替經常製作的文件建立範本，只須填入個別的細項，一下子就能完成。
至於還沒有建立範本的文件，同樣要思考是否可以通通套用範本。
整理、思考，找出可制式化的工作
每次講座開始的時間都不一樣，不過簡介設計可以套用格式，只要更換頁首與頁尾的圖片，並更改講座名稱，新的簡介就完成了。可是，職員卻在各個講座開始之前，分次委託設計師重新製作，每次都得花一週的時間。
如果不個別處理，而是整套外發給設計師，只替各個講座重製新圖片的話，可以省下多少時間呢？
假設只製作三種圖片，速度快的人只要十五分鐘；把圖片套進格式以調整，需要十五分鐘。換句話說，先設計好格式，共計三十分鐘就能完成一份簡介。
替每份簡介製作不同的設計，每次都要花三個小時，然後再檢查和修正，一週的時間就浪費了。
就是這些小小的累積，大幅奪走了你的時間。總是工作滿檔、沒有時間的狀態，其實是自己造成的——請先察覺這項事實吧！
很多人都沒有做好腦內整理，才會一有工作就分別發案，沒有發現這麼做浪費了多少時間。
請想想到目前為止，花費了多少不必要的時間、工夫和費用？以這個例子來說，原以為要一週的事情，其實可以縮短到三十分鐘。所以，不要所有業務都照舊有模式去做，以改善現狀為前提多花點心思，是很重要的。
用常用句回覆信件
寫信時，只要配合各種情況來使用制式文句，就可省下多餘的時間。