就是比你早3小時下班：從「桌面淨空」開始
圖片來源：三采文化
雖然在固定格式裡填入個別細項，就能寫出適當的回覆，但我說的制式化，不是要逐一複製貼上。
我用的方法是短句登錄，輸入開頭字母，就會出現整句話以供候選。
按下「k」會出現「您好」、「晚安」、「謝謝您這次的來信」、「今後也請多多指教」；按下「m」會出現「感謝您的來信」、「[email protected]」、「感謝您訂閱我的電子報」、「承蒙您閱讀我的電子報，非常開心」。
比起複製貼上，使用短句登錄的功能來寫信更可以加快工作速度，請務必嘗試看看。
可能有人認為，要一句一句地登錄很麻煩，登錄個一、兩句就夠了。
不過，考慮到往後的工作效率，花在登錄上的時間根本不是問題。登錄的常用句多，稍微按個鍵就會出現好幾個候選句子。只要從中選擇，回信時會比逐字輸入快很多。
活用零碎時間
處理「五分鐘事務」
像是等開會、等人、等著回電給正在通話中的人，以及移動到另一個地點的時間。把這些視為應該積極活用的零碎時間，想辦法活用吧！
當你坐在桌前，等待五分鐘後回電時(順便一提，不要要求對方回電，因為這樣自己寶貴的時間會被打斷)，就要利用這個空檔拿出清單，從比較重要、期限比較接近的開始處理，迅速解決。
在等回電進行下一件工作時，很容易被迫中斷，無法全心投入，所以要改變想法，把下一件工作延後，利用空出來的時間處理五分鐘事務。
只要這樣，利用每一段空檔各處理三件「五分鐘就可完成事項」的話，一天結束之後，清單上的項目就會減少許多。
開會時最適合處理瑣碎雜事
最好用的空檔，就是開會時間。
等待成員到齊的時間，沒道理什麼都不做，這段時間最適合拿來處理雜事！
這時候有很多事可以做，像是收信、回信或稍微查個東西，所有雜事都能在這段時間內做完。
正在開會時，很多人就只是聽講，但是只要帶著筆電，開會時也可以工作。
如果是自己主辦的會議，當然要專心開會，但很多沒意義的會議都只是拖拖拉拉地重複事情，讀著會議大綱而已。所以，一拿到會議資料就瀏覽一下內容，把剩下的時間用來作自己的工作吧！熟練了以後，甚至還能一邊寫會議紀錄一邊工作。