今日事明日畢！試試這３種方法讓你效率大增

不論是寫報告或是負責專案，如果把事情集中在很短時間內完成，一方面會讓自己感到極大的壓力，心裡會有強烈的抗拒感，不願意開始。另一方面，如果時間過於倉卒，反而很難有好的想法出現，甚至是完全沒有想法，結果只會讓自己愈來愈焦慮。

切割工作、分階段完成是很重要的，但是也不需要把時間拉太長。想必你也有過這樣的經驗，如果太早開始，因為距離最後期限還有很長的時間，通常不是很用心在做。

舉例來說，如果你必須在月底前完成一份重大分析報告，或許在第3個星期就要先擬定好整體的架構與內容大綱，第4個星期完成，而不是等到最後一星期才開始。

特別是，如果你擔任的是專案負責人，如何擬定工作進度是非常重要的，你必須非常清楚專案的工作內容到底有哪些？要如何分類與切割，這樣才能做好細部的時間規劃，確實掌握進度。

別不停把工作往身上攬

擁有足夠時間才能把事情做好，但如果完全沒有任何時間限制，又會成為另一種災難。如果去問那些擅長創意思考的設計師或創作者，要有好的創意必須有明確的範圍與限制，天馬行空的胡思亂想一定不會有任何結果。

因此，當你在排定每天的工作計劃時，不僅是列出工作項目，更要在旁邊註明預計花費的時間，提醒自己。因為假設沒有做到這點，往往會不自覺地花太多時間在某件事情上或是容易分心，反而耽誤其他的工作。如果你知道自己必須在1或2小時之內完成，就會比較專心。

舉例來說，多數人進公司的第1件事就是收發電子郵件。原本你希望處理完所有信件之後再開始工作，但是同時又一直收到新郵件，最後眼看就快要到午餐時間了，電腦螢幕仍停留在電子郵件信箱的畫面。

然而，如果預先設定每天早上先花1小時處理電子郵件，時間一到，就算有其他新的郵件進來，也必須立即關閉信箱，開始今天的工作。

同樣地，每天工作時間有限，能處理的工作量當然也很有限，如果原本預計要完成5個工作項目。但是中途可能又臨時插入2件非常緊急而且重要的事情。這時你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情，同時一定要刪除2件工作。