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寫英文 e-mail 好頭痛!一樣的稱呼、一樣的結語詞、差不多的冗言贅字,你犯了什麼樣的商業e-mail書寫錯誤呢?這篇整理出商業書寫裡常遇到的問題、忌諱,VoiceTube教你成為職場溝通達人!
別再用老掉牙的 Dear、 Sincerely!商用e-mail大補帖,寫信不再錯誤連篇

身為一位職場大忙人,如果你今天收到一封主旨為「會議」、meeting 的信件,第一反應當然是忽略它,等有空再點開來看!因此,一封成功的信件,應該要闡明信件主題,讓收信人可以在第一時間就知道這封信想傳達什麼,自然就會盡快回信。

看以下兩個主旨,你就知道有什麼不同:

(X) meeting 會議
(O) marketing weekly meeting @ 9 am 早上九點行銷例行會議

e-mail 錯誤率最高的字

很多人會覺得用膩了 thanks 或 thank you,覺得換個字看起來會比較厲害,所以就會選擇使用 appreciate 來表達「感謝」,但這可是大錯特錯!看看下面四個句子:

(X) I appreciate you for the opportunity.
(O) I appreciate the opportunity.
(O) Thank you for the opportunity.
(X) He thanked for the opportunity.

appreciate 並不等於 thank,thank 後面接人,appreciate 後面不接人,而是接一件事。

e-mail 結語

一封完整的 e-mail 絕對少不了好的結語,出色的書信收尾要看對象,更要看狀況,下面列出一些常見的結語,後面也附上收件者可能會有的感受,讓你更知道什麼場合該選什麼結語!

Regards — 較沒有表示文字的溫度,可能會給人冷淡無情的感覺
Sincerely — 有些人可能會認為有點做作

應改用  Looking forward to 期待您……

Looking forward to your reply/feedback. 靜候佳音。

Regards 前面也可以加上 kind, warm, best,這會使千篇一律的 Regards 更有溫度喔!

Cordially —嚴肅場合、談判適用

應改用 Thank you for 感謝您……

Thank you for your time. 感謝撥冗。

另外,還有一種文末常見的錯誤用法,你有這樣寫過嗎?

Thank you in advance. 先謝謝你了。

在中文裡聽起來很有禮貌的一句話,在外籍商業人士看起來卻是非常不舒服,是聽起來自以為是、冒昧的說法。要小心別弄巧成拙了,你可以改成這種說法:

Thank you for considering my request. 謝謝你考慮我的要求。
Thank you for any help you can provide. 謝謝你提供協助。
I will appreciate your help with this situation. 很感謝你願意幫忙。

這些更「白話」的說法,不僅能表達更多禮貌,也能讓人感受到你的誠意!

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(本文由VoiceTube提供,未經授權,不得轉載。)<本專欄反映專家意見,不代表本社立場>

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