開會總是沒效率？一窺高階經理人的１５分鐘時間管理術
圖片來源：卓杜信
「他們現在有時候甚至可以提早結束會議。」邱明琪補充，15分鐘對人在心理上的負擔較小，因此同仁也更願意積極參與，最終促進了更多共創的可能。
當所有人都來搶你的時間，怎麼辦？
另一個管理者常見的困擾是，當各部門同仁都搶著預約自己的時間，總有開不完的會議。邱明琪認為解方在於—不只要管理自己的時間，也要學習管理同仁的時間。
首先，可以協助同仁區分優先順序。JINS的做法，是透過雲端表單管理，以不同顏色區分專案的重要度與緊急度，時間一久，就會建造出組織排定順序的文化，所有團隊便會越來越清楚，哪些業務應該優先請示。
然而，這並不代表優先次序較後面，就可以輕率以對。她建議主管們仔細傾聽同仁需要，接著回應：「好，我瞭解了，這必須在什麼時間點前做決定或回覆你？我們在那之前另外約一個時間。」切忌馬上以「這不急」推託，打擊團隊士氣。
此外，主管若想確實管理同仁的時間，也要學習觀察每個人的工作風格與品質。舉例來說，她會針對不同人做出差異化的回報時間，甚至為資淺或經常出包的同仁指派一位同事作為”Helper”，代替自己即時協助對方。
事情還是做不完，不一定是效率低落的問題
身為一手管理全球6國市場的高階經理人，談到應對大量工作的秘訣，邱明琪的回應：
不是「塞得更滿」，反而是「留時間給自己沈澱」。
「我會在每天工作結束前，留15分鐘給自己，回顧今天完成了哪些事、明天要展開哪些工作，先『開一個頭』。」她說，假設明天的規劃是完成一份專案報告，在今天下班前，至少就可以把PowerPoint打開，打上標題、拉入圖表。
這幾個看似簡單、無需動腦的動作，其實都在幫助她建立「我已經開始了」的心態，隔天更無縫接軌工作，也在不知不覺中，為自己省下許多時間。
邱明琪觀察到，現在的工作者越來越「多工」，許多人事情總是做不完、感到心煩意亂，並不全然是時間管理的問題，而是沒有對焦工作目標。
(責任編輯 / 洪于雅)「當你眼前有1,000塊可以領取，你會覺得走過去拿很麻煩嗎？應該不會。若是以此做判斷，想想你眼前的工作，有哪些沒辦法連結到那個1,000塊，那可能是可以刪除的工作。」她比喻。