一天只收３次信、卻創造３倍勝業績！微軟職級最高台灣人的時間秘密

從月計劃、週計劃到日計劃，我都會用不同顏色顯示，並在每天下班前檢視。

淡綠色表示「一般經常性會議」、黃色代表「提醒」、紅色則是「重要」（critical reminders）。因為經常要出差，我以灰色註記「差旅交通」。在會議與會議之間，不能只靠秘書安排行程，連交通時間都要事先算好，保留在行事曆上，這是我做事謹慎的一面。

每天下班前，我會再看一次行事曆，判斷隔日工作的優先順序，將未完成的事重新設定執行時間，這樣回家後就沒有太多牽掛，因為我已經把每一天的時間都安排的非常細緻。

年度計畫：公司、私人行程都包括

我也習慣預先規劃一整年的年度計劃，這源於微軟從總部到分公司都貫徹的公開透明原則。

總部年初會公布年度會議及主要活動的時間表。例如1月下旬召開全球年中績效評核大會、7月的開年會議，以及每個季度的營運會議等等。經理人每年年初制定計劃時，各級主管和秘書都要把全年「固定舉行的會議」預先註記在自己的行事曆中。

每年登錄必定會發生的事情之外，每季微調亦是時間管理重要一環。除了工作，我建議經理人將與家庭活動的安排，也保留在行事曆中，像年度家庭出遊計劃、家人的重要日子，如生日、紀念日、畢業典禮等。

輔助工具：手寫優先順序清單

我運用 Outlook 登錄商業上與他人有關的行程及活動安排，而需要較長時間關注或比較私密的個人事務，我喜歡手寫下來，放在辦公桌上的顯眼處。

從在惠普當工程師開始，我養成一個習慣：拿一張A4紙、用觸感圓潤的鋼筆，寫起來字跡流暢，思緒不中斷地記下我的「優先順序清單」。多年後， 我改用略為黃底的再製紙，還有多了摩擦力筆觸的鉛筆書寫。這樣的組合，讓我在書寫時，思緒可以確實沉澱下來。

這份清單，記錄的是我得親自關注的工作、他人請託，還有我心中的擔憂。通常不會超過7到8項。當我將待辦清單「可視化」後，我就會想辦法一一做完。完成後大筆一揮，直接槓掉。

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避免多工：一心多用，效率更低

許多工作者都會有「多工迷思」，尤其在個人電腦、手機、線上社群出現以後，一心多用的迷思就愈來愈嚴重。

(責任編輯 / 杜韋樺)