公司老是要我代墊款項，會有問題嗎？

代墊後，注意薪資單上是否有清楚註明代墊金額、名目，不能與薪資混寫，否則萬一被稅捐單位認定為所得，可能會造成員工繳的所得稅變多，員工千萬要小心。

2.企業：應建立零用金制度

針對企業，我認為要求員工代墊「能免則免」。參考勞委會對於企業要求員工代墊制服購買費用案例的函令也可發現，代墊的項目若是基於雇主「事業經營之目的」，像是場地費、採購費用，要求代墊說不過去，除非在無法預期的突發狀況下有必要，才能以例外處理。

針對可預期的大型支出，應該以事先編預算、開計劃案的方式請款，經過會計部門審查預領付款；其他類型的款項，像是瑣碎的出差車費、臨時招待客戶餐會的支出，我建議企業應該要建立「零用金」制度來管理，以免產生讓員工無法自由運用薪資，有薪資給付不完全之疑慮。

「零用金」制度的請款、撥款原則

零用金的管理有以下幾個原則，包含需明訂申請金額上限、條列出適用範圍、規範請款與撥款的時程與流程等。

一般中小企業零用金申請上限多設在5,000元以內，用於辦公室日用品，例如文具、面紙、零食點心等；還有工作範圍產生之必要費用，像是要郵寄的費用、短程車費等，建議可以條列定義出適用的事項，避免爭議。零用金也需要規範維持一定的安全水位，避免餘額不足導致形同虛設，同時定義權責部門，包含零用金管理人、財務部門等，才能做好安全的財務管理。

撥款與請款則有三種狀況，企業應明訂流程於規範中：

1. 款項在零用金申請上限內，但由於事出臨時無法先行申請，可由員工先代墊後進行零用金申請，經核准後由零用金帳戶付款。

2. 款項在零用金申請上限內，由零用金直接支付，零用金管理人員支付後核銷，金流不經過一般員工。

3. 款項在零用金高於申請上限，員工可提出預支零用金申請，核准後得以先行請領，事後再檢具單據核銷。

企業平時應要做足財務教育訓練，確保員工熟悉所有零用金請款流程，避免糾紛產生。

(責任編輯 / 杜韋樺)