一個讓日本企業稱霸全球的管理法則：５Ｓ管理法

【重點】例行掃除、杜絕汙染

【範例】當設備被抹布擦得閃閃發亮時，一旦漏油，黑點就會非常明顯，工作人員能馬上發現狀況，在問題加劇之前排除，並且進一步解決問題的根源，例如某地區長時間漏油，就要找到管線破裂的地方，以一勞永逸。

Step4清潔（SEIKETSU）

這個步驟從日文翻來是清潔，但從英文解釋，則是Standardize（標準化）。說穿了，就是將前三個步驟變成標準作業流程（SOP，Standard Operation Procedure），讓員工在工作時有方向可循。

【重點】制定考評/獎懲制度、例行巡檢

【範例】若公司明訂，紅色區域放廢品、藍色區放半成品、綠色區放成品，員工就應該循規「物歸原位」，以降低雜亂發生的可能。

Step5：素養（SHITSUKE）

5S的最後一步，是讓員工從刻意遵守SOP，到變成一項習慣，進而以同等標準看待不在規定規範內的所有工作。

【重點】制定守則、教育訓練

【範例】要讓員工將遵守工作SOP融入生活中，主管可以隨時透過口頭提醒或獎勵：「不當堆放的庫存，會影響你們的工作安全」讓員工因認同而潛移默化產生改變。

5S管理法要怎麼應用？

雖然5S是為了改善生產效率而誕生，但它同樣適用於一般工作者。《Forbes》（富比士）以遠距工作為例，教你應用5S：

1.整理：隨著辦公室走向無紙化，愈來愈多工作人在家辦公，在整理文件時，需去蕪存菁，以免情急之下如大海撈針、找不到資料。

2.整頓：常使用的文件，如客戶資料、關鍵績效指標，可以放在雲端，或加入書籤；若是工作合約、履歷等超過一年才會用到的文件，則可以放在隨身硬碟中。

3.清掃：筆電、平板和手機易有容量限制，保持每週更新軟體、清理暫存檔的習慣，能確保在最快的效率下工作。

4.清潔：讓流程可視和標準統一，可以讓所有人知道要做什麼，不妨透過使用管理工具如Scrum，視覺化各成員的任務、內容和進程，讓作業流程維持順暢。

5.素養：讓團隊重複使用5S，直到成為習慣，即使沒有領導者督促，他們也會不斷優化工作流程，提升效率。

大野最後提醒，5S不是一次性的行為，而是不斷重複的習慣。隨著被執行的時間愈長，減少人力和時間浪費成效就愈明顯。身為聰明的工作者，不妨現在就開始使用！

(責任編輯 / 杜韋樺)