交辦工作別再靠施壓！３個溝通步驟，讓員工自願扛下「不想做」的事
作者／謝抒珉 | 2024-11-21
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當你交辦工作時，下屬是被迫接受還是自願舉手？事實上，勉強答應可能比拒絕任務還糟。
圖片來源：Freepik
讀完這篇文章，你可以學到什麼？
- 員工意願很重要，施壓會直接影響成效
- 給「拒絕空間」反而讓對方甘願
- 五策略從日常累積信任
扛著壓力勉強接下任務，對團隊可沒好處！
身為主管，往往曾在指派任務給下屬時，發現對方明顯面有難色但不敢拒絕。《哈佛商業評論》指出，若下屬迫於壓力接下任務，不但工作品質較差，還可能在關鍵時刻臨陣脫逃。
收錄在《Psychology Today》一項研究顯示，78%員工表示壓力會對工作表現產生負面影響，不但犯錯率增加，面對挑戰時應對能力也較差。此外，備受壓力的員工可能存在心理健康問題，出現缺席、遲到或注意力難集中等狀況，降低團隊整體效率。
為了提升員工自願參與意願，主管要盡可能避免溝通過程無意間施壓，才能與團隊共創良好成果。
3步驟溝通：提供說「不」的空間
有選擇vs被強迫，哪種情況會讓你比較樂意參與？答案顯而易見。主管不妨試著「退一步」、給下屬拒絕空間，當他覺得自己有選擇權。《哈佛商業評論》整理出3種作法：
1.給予足夠回應時間：
面對主管請求，當下實在很難拒絕。主管可以在說明需求後補充：「不用急著回答」、「明天再回覆就好」，確保對方不用因為「不知道怎麼拒絕」而勉強答應。
面對主管請求，當下實在很難拒絕。主管可以在說明需求後補充：「不用急著回答」、「明天再回覆就好」，確保對方不用因為「不知道怎麼拒絕」而勉強答應。
2.請對方以訊息回覆：
雖然直接說可能比較快，但訊息能反覆修改再送出。請對方以訊息回覆，提供充裕時間思考意願，也拉開空間，讓屬下能斟酌用詞、擬出符合真實想法的訊息。
雖然直接說可能比較快，但訊息能反覆修改再送出。請對方以訊息回覆，提供充裕時間思考意願，也拉開空間，讓屬下能斟酌用詞、擬出符合真實想法的訊息。
3.分享說「不」範例：
一項研究要求受試者交出手機、解鎖密碼，並對其中一組受試者說：「如果你想拒絕，請說『我不太願意』。」研究發現，他們感覺「能更自由地拒絕」。更重要的發現是，這並沒有降低受試者交出手機的意願，更能解釋成他們是出於自願同意而交出手機。
一項研究要求受試者交出手機、解鎖密碼，並對其中一組受試者說：「如果你想拒絕，請說『我不太願意』。」研究發現，他們感覺「能更自由地拒絕」。更重要的發現是，這並沒有降低受試者交出手機的意願，更能解釋成他們是出於自願同意而交出手機。
以退為進，反而有機會讓員工提高自願性；若對方思考後婉拒你的要求，至少還能聆聽對方真實的顧慮、進而為對方排除障礙，總比他勉強答應、最後卻搞砸來得好。
要顧及下屬感受，但工作總得推進
然而，主管尊重屬下意願，並不代表不必「培養」意願。透過日常累積信任感，才是團隊成員願意在緊要關頭挺身而出的先決條件。以下是《Cheers》綜整的5個溝通策略：
(責任編輯 / 王穎皓)