上班族必學！5 步驟教你用「Excel 巨集」，輕鬆自動化重複工作

 

情境2：自動發送電子郵件通知

Excel巨集的另一個實用功能，是可以自動發送電子郵件通知。此時需同時使用Word和Outlook，以下是5個操作步驟：

1.準備Excel資料

將收件者的客製化資料（如姓名、職稱、居住地、職業等）整理在Excel檔案中。

2.準備Word範本

在Word中編寫電子郵件範本，並標記需要客製化的部分（如姓名、職稱等）。

3.選擇收件者資料

在Word中點選「郵件」>「收件者」>「使用現有清單」，選取Excel檔案，然後點選「開啟」。

4.插入合併欄位

點選「插入合併欄位」，選取需要客製化的欄位（如姓名、職稱等）。

5.完成合併與發送

點選「完成與合併」>「電子郵件」，輸入郵件主旨，選擇「HTML」格式，最後點選「確定」，即可一鍵發送所有郵件！

（延伸閱讀：５種Excel圖表應用教學，從基礎操作到進階技巧一次學！）

使用Excel巨集可搭配的Excel快捷鍵

1. Alt +F8：開啟巨集對話方塊

2. F4：重複執行（套用巨集）

3. Alt+T+M+R：開始或停止錄製巨集

4. Ctrl + Shift + 方向鍵：快速選取連續資料

5. Ctrl + 方向鍵：快速移動作用中儲存格至連續資料的結尾處

（延伸閱讀：Excel 快捷鍵大全｜專業工作者都會這５０個常用快速鍵）

面對繁瑣的重複性工作，讓巨集幫你自動化過程，減少手動操作，提升效率，讓工作變得更加輕鬆高效！

（參考資料：Microsoft Support、Microsoft Support2、Iccnet、Automation anywhere）

(責任編輯 / 王穎皓)