上班族有３種時間：注意「大失血時刻」正在摧毀你的效率

你能想像一間大型商業機場管理飛機升降時，是採取放任的態度嗎？恐怕會造成大混亂吧—乘客別想準時抵達目的地，跑道大堵塞，趕上轉機更是不可能。

機場必須精準安排時間，每天才能運送大批旅客。意外難免會發生，但機場仍能依據事前安排的組織架構協調調度。

計畫雖然未必趕得上變化，但事情發生時，預先計畫還是有助於協調。正因為已有規畫，機場才能達到這麼高的效率。二○一九年有將近八○％的班機準時抵達，每班航空公司商業客機載客量多達兩百人，更別說還有各種無法預期控制的因素，例如天候不佳、機械故障。多虧了事先規畫，即便有這麼多變數，機場還是能保證八成的班機會在表定時間的十五分鐘內抵達目的地。

規畫所帶來的高效率，絕對不是憑被動反應辦得到的。我常在說的「緩衝時間」，也就是工作之間的空檔，讓被動反應型的人每天浪費不少能量與時間。要是隨心所欲安排全天行程，一整天的時間安排可能變成這樣：

• 上午八點十五分∼八點四十五分：和下屬莎拉進行輔導會議
• 十五分鐘的間隔
• 上午九點∼九點半：和潛在大客戶見面
• 三十分鐘的間隔
• 上午十點∼十一點：和行銷長規畫下一季的廣告宣傳
• 三十分鐘的間隔
• 上午十一點半∼下午十二點四十五分：與其他員工進行輔導會議
• 十五分鐘的間隔
• 下午一點∼一點半：和新客戶進行入門教學

看到那些間隔了嗎？有整整九十分鐘什麼都沒做，有誰能用十五到三十分鐘的間隔高效完成工作？

都還沒下午一點半，就已經白白流失九十分鐘，但這對你個人的耗損更嚴重—你是能帶來高效產能的創辦人，要是無所事事的時間太多，內心可能會感到一絲罪惡感，讓你一整天沉重不安。

再想想你流失的能量。和員工進行輔導會議時，你必須處於某種精神狀態，必須展現同理心、輕聲細語，以領導人的姿態帶領員工，也許需要使用某些工具，例如筆記型電腦，而且可能需要特定的環境，譬如辦公空間。但另一方面，業務拜訪需要的卻是截然不同的心境，你可能得展現「活力」，或呈交某些數據資料或報告。在這兩種狀態下隨機切換，可能導致不協調，無法順利「進入狀態」。

(責任編輯 / 吳彥君)