甘特圖是什麼？如何用Excel繪製？免費資源、模板一次看

專案甘特圖的常見誤區是，PM（Project Manager,專案經理）分割多項任務以後沒有明確指派人選。所有任務都應該要有明確的人力配置，並能在後續繪製的甘特圖上直接標示，一來是能訓練成員培養當責能力，二來也讓 PM能夠隨時找到溝通任務的窗口。

專案甘特圖步驟2：將所有專案待辦任務都依序置於縱軸之後，就可以在橫軸展開欄位填上「開始時間」、「完成時間」、以及「任務天數」，並將「任務天數」設置公式為「完成時間－開始時間＋1」。

專案甘特圖步驟3：將資料視覺化。選擇「開始時間」的區段後插入「堆疊橫條圖」。

在圖表工具中點選「選取資料來源」。

將「水平（類別）座標軸標籤」改為「縱軸」上的任務名稱。

在「座標軸位置」勾選「類別次序反轉」以符合設定的任務順序。

步驟4：從排程掌握專案工作進度，完成視覺轉換後，需要將實際工作時程展開

4-1：在圖表工具「選取資料」中選擇「新增」

在數列值中選擇「任務天數」。

最後，將「開始時間」區段的長條圖改為「無填滿」。

大功告成！

製作原則：計算時程，合理分配

在排定工作時程時，必須具備3項時間概念：「最可能完成任務的時間」（Most likely time）、「悲觀時間」（Pessimistic time）、「樂觀時間」（Optimistic time）。

最可能完成的時間是PM設定該專案的原始達成時間。悲觀時間代表完成一個任務所需的最多時間。樂觀時間是指任務順利完成所需的最少時間。

舉例而言，PM設定發放網路問卷調查預計15天。而根據過往經驗，發放問卷截止日之後，有效問卷未必足夠，就需要延長調查時間，則悲觀時間應為20天。若依照最順利的預期估算時間，10天就能達到預計調查人數，樂觀時間就是10天。

按照任務分配預計時程，就可以繪製甘特圖草圖。若是個人工作，應該優先確認每項工作的時程。而小組作業時，PM必須提醒所有成員牢記任務時間與上下游關係。

常見誤區：以單一項目來評估進度

使用甘特圖安排專案任務時，不能以單一項目的落後來評估整體的進度。因為甘特圖可以同時顯示多個任務要完成的時間，但是無法顯示工作量的輕重緩急。

專案甘特圖製作最後步驟：確保所有人清楚進度

最後步驟：共享權限，隨時用圖表溝通

(責任編輯 / 廖婉書、鄭亦庭、王穎皓、溫為翔)