會議禁止條列式報告！貝佐斯：沒寫文章的能力就進不了亞馬遜
作者／佐藤將之 | 三民 | 2022-04-14
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最常見的會議報告，就是PPT簡報裡以條列式註明要點的形式。邊使用投影機放映資料邊進行說明，對於簡報者而言，製作上不會太費力，聽者也能聽取準備好的內容，因此非常多企業及團體採用這個方式。但在全球最大線上零售商之一的亞馬遜，反而幾乎看不到PPT簡報或條列式的會議報告。
圖片來源：freepik
讀完這篇文章，你可以學到什麼：
- 在亞馬遜幾乎看不到PPT簡報或條列式會議報告，而是必須寫出當場閱讀就能理解的文章。
- 原本就很厭惡做白工的貝佐斯，覺得在報告中加動畫只是浪費心力。
- 亞馬遜要求必須以文章的形式寫會議報告，理所當然亞馬遜人需要具備寫作能力。
亞馬遜會議禁止製作條列式報告
在亞馬遜則幾乎看不到PPT簡報或條列式的會議報告。這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事法形式書寫。通常是以Word製作，印好之後在開會時發放。一個走在數位科技前端的企業，竟然多半使用文章形式的報告，或許會令人感到意外。
而且這份報告，通常在開會前或會議時才發放，所以無法要求與會人員事先讀過報告。因為報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。
良好的報告要讓任何人在任何時候都能正確理解
為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或PPT簡報當作會議報告呢？原因是一旦以重點條列的方式來寫，閱讀時容易因人而異，產生不同詮釋。
另外，發表者也常會穿插說明種種想法及研究，日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。我想你應該也很難鉅細靡遺地回想上週開會的內容。
這個缺陷在重點條列的PPT簡報更加明顯。
例如PPT簡報上寫著「提供最佳的顧客體驗」，簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標，而所有與會人員也都聽到了，但日後重新檢視這份報告，或是其他沒有與會的人看到這份報告，又會是什麼情況呢？通常會發生「我記得說了這樣的內容吧？」「要表達的應該是這個意思吧？」等任意解釋的情況，難以絲毫不差地接收報告原本的訊息。
這些誤解，即使一開始只是小小的偏差，卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距，最後造成難以修正的巨大偏離，無法達成預定成果。
在小規模的組織中，每天見得到彼此，能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法，應該比較不會發生這樣的問題，但是隨著組織規模變大，彼此的狀況不再那麼顯而易見，無法頻繁地一一確認。