永遠不讓別人主導你的行事曆！實驗3招：一天多出80分鐘

壓縮會議時間

大約在四千年前，巴比倫人用十二進位分割一天的時間——計算方法是把四根手指頭，乘以一根手指頭的三個關節。沒錯，你手上的關節數量，就是為什麼全世界幾乎是每一場會議的預設長度，全是三十分鐘或六十分鐘。

我因此做實驗，把一小時會議縮短成四十分鐘，半小時會議縮短為二十分鐘。聽起來沒差多少，但經理人整整有七二%的工作時間在開會。如果按照我研究歷史後定出的時間安排來做，光是簡單的調整，一天就能多出七十分鐘——一週下來接近多了一整天時間！

此外，還出現兩個我沒料到的額外好處。首先，不尋常的時間框架，讓人感到會議應該準時開始、準時結束。會議時間如果定在十點二十分，人們會假設是有原因的。他們會準時出席，我們可以立刻進入正題。我們在那些二十分鐘會議完成的事，多過先前的三十分鐘會議。第二個額外的好處是超時五到十分鐘的會議變少了。這些改變全加在一起後，一天替我省下八十分鐘。

OHIO原則

OHIO原則是「Only Handle It Once」（一次搞定）的縮寫。

管理者花在一件事的平均時間僅三分多鐘。平均來講，他們一天必須處理十二．二種不同工作領域的事務，每十分鐘就得從一種事務換到另一種事務。5神經科學家稱這種做法為「作業切換」（task switching），而我們也知道，以這種方式完成工作十分缺乏效率。

舉個例子來講，有一項研究是給兩組受試者兩個任務。任務內容都一樣，但第一組必須蓋好模型小木屋後，才開始回覆簡訊與電子郵件訊息。第二組則手機一收到訊息就必須馬上回。第一組回覆完所有訊息與蓋好小木屋花的時間，大約比第二組少三分之一。

那份研究讓我想起，我曾經和一位女士開會。她的班機延誤抵達，落地時她向我致歉沒先寄信通知會遲到，因為航班網路用不了。那位女士接著又承認，雖然她對於無法聯絡我感到不好意思，她因此在機上完成大量工作。少了網路干擾後，專注力提升（工作速度變快），減少了作業切換導致的專注力流失。

(責任編輯 / 陳靖雯)