你正在「會議宿醉」嗎？避開６大地雷，終結無效會議！

你是不是也曾經在會議中恍神？看著時鐘一分一秒流逝、想著「我是誰？我在哪？」搞不清楚處自己為什麼要來參與這場會議⋯⋯。

開會固然有其必要，但如何讓會議更有成效？最重要的第一步就是找對人開會！《CBS》報導中，北卡羅來納大學夏洛特分校教授史蒂芬・羅戈伯格（Steven Rogelberg）提到，避免會議宿醉的首要策略是「減少會議參與人數」，只邀請真正必要的人出席。

而在會議進行、規劃議程上，他則建議與其設定模糊的討論主題，不如直接點出必須被解決的具體問題。例如原本可能擬定會議要討論「產品上市進度更新」，更好的方式應該是直接問：「產品上市時程會有哪些風險？可以如何因應？」

史蒂芬補充：「如果你想不出任何問題，那可能代表你其實不需要舉行這個會議。」

除了精簡與會人員名單，以及把「待解決問題」列入議程，《Indeed》整理了提升會議效率的重點技巧：

• 建立明確的會議流程。
• 約定好結束時間，並嚴格執行。
• 提前請參與者準備資料，確保大家有充分準備。
• 讓每個人都有機會發言，為會議作出貢獻。
• 將會議決策、下一步行動，具體而明確地列出。

縮短會議時間、週五不開會！讓員工更專注

有感於會議宿醉對組織的潛在傷害，許多公司開始限制、減少會議。

《WorkLife》報導舉了兩個例子，包括通訊軟體公司Slack規定「週五不開會」，把時間還給員工，讓他們更專注在自己的任務；工作管理平台Asana則是請員工評估自己參與的會議「哪些價值不高」，並以評分系統排序會議的影響力，並比對員工需要投入的時間成本，進一步取消一些非必要會議。結果發現不但要開的會變少了，平均會議時間減半，每週例會也改成雙週或每月一次。平均每個人省下11小時！

時間與專注力都很寶貴！當我們把「開會」視為理所當然的工作日常，也許該適時提問：「這場會議，真的需要我參與嗎？」

會議的目的是為了有效推進工作進度，不該讓人宛如宿醉、腦袋當機。一場好的會議，應該要讓與會的每個人，都能帶著明確方向走出會議室，知道自己下一步該往哪行動！

（資料來源：Harvard Business Review、CBS、Indeed、Forbes、WorkLife）

(責任編輯 / 溫為翔)