【圖解】想提升工作品質嗎？４個步驟教你運用「PDCA」找出最佳工作模式

“PDCA”是由4個步驟所組成的品質管理循環流程，包括：Plan（規畫），Do（執行）、Check（查核）、Action（行動），是由美國品質管理學者愛德華．戴明（Edwards Deming）所提出。戴明認為，若將PDCA循環過程善用在工作上，將有助於提升工作品質。 實際上，PDCA要如何運用？其實每個動作都有不同的執行層面。

Step1 Plan 規畫

規畫是提升工作品質的第一步，不管是身為主管，還是部屬，都要懂得在工作前，先設定目標，擬定目標執行計劃，並針對工作中出現的問題， 不停提出改善方案，否則容易陷入瞎忙的狀態， 對提升工作品質毫無幫助。

進一步來看，設定目標前，要先知道什麼是好目標？好的目標應該包含幾項特質：

• 簡單、明確 
• 與公司或個人願景相關
• 有需求性與迫切性
• 可被測量或檢驗成果
• 合理並具有挑戰性

譬如，我今年的工作提升計劃是，要開發10家 新客戶，從中提升20％的業績；過程中，我需要行銷部配合，提供不同以往的行銷方案。這個目標一來符合簡單、明確的原則，同時也點明目標達成會遇到的問題，並擬定解決方案與執行計劃。 其中，針對問題提出改善計劃，是提升工作品質的必要動作，而前提是要釐清，究竟現在面臨的問題是什麼？

《豐田模式》一書中便指出，日本豐田汽車訓練員工找出問題的做法，是連問5次「為什麼」， 員工每次遇到狀況，都要先問為什麼？找出答案後，再繼續問為何會⋯⋯，以此類推。 譬如，負責的產品業績不斷下滑，是因為大環境使然？是因為公司產品不夠好？是因為你的銷售技巧有問題？是因為客戶不喜歡銷售方案？是因為客戶想要更低的價格？先找出問題，提出改善計劃才能發揮效用。

Step2 Do 執行

要達成目標，就要執行，建議每個人把自己當成專案管理人，把每個提升工作品質的目標當成專案。如同專案管理專家詹姆斯．路易斯（James P. Lewis）在他所著的《專案管理聖經》中指出， 專案管理是指為了達成目標，所進行的計畫、工作排程等活動。

根據《專案管理知識體指南》，專案管理可畫 分為5個階段，分別為起始、規畫、執行、監控 和結案，每一個流程的重點工作皆不同。

(責任編輯 / 孫珞軒)