【圖解】５大步驟妥善管理時間和能量，打造高效工作與快樂生活的正向循環

效率最大的敵人，通常來自各種內在、外在干擾。當注意力無法集中時，也就很難把工作做好。在上圖「專注象限」顯示的4種專注程度中，橫軸代表專注的品質，從分心到集中；縱軸則代表注意力的分布，從窄到寬。當我們處於右上角 的「策略區」時，表現會最好。 若想集中注意力，有以下建議：

拒絕一心兩用

分心，會讓你兩頭都做不好。例如開會時，不要同時滑手機，否則容易漏掉會議重要訊息，也讓與會者感覺未受尊重。

試著一天在某個時段「斷絕聯繫」

關掉電子郵件，或是讓手機調到靜音，專心處理手上最重要的事。每天固定在同一時間這麼做，讓專注成為習慣。

透過冥想、打坐或靜心，練習掌控自己的注意力

冥想時，可從自數呼吸開始，先從1數到10，不到1分鐘就可以完成。當注意力能夠愈來愈集中後，可以重複多做幾次。

Step4 有效處理新進資訊

面對外來不斷湧入的訊息，不可能置之不理。但若不懂得聰明整理歸類，只會手忙腳亂，甚至淹沒在雜亂無章的資訊汪洋裡。美國知名企業顧問蘿拉 ‧ 史塔克（Laura Stack）曾提出6D資訊管理流程：

• 丟棄（Discard）
• 丟給別人（Delegate）
• 動手做（Do）
• 訂定日期（Date）
• 丟進資料夾（Drawer）
• 擋掉訊息（Deter）

不妨運用這6個D，套用在日常工作最常見的 3 種訊息—— 紙本文件、email 與語音留言上：

• 一收到訊息，馬上決定怎麼做，不要猶豫不決。
• 不必要的 email 直接刪除。
• 把email轉寄給相關人士，然後決定刪除或將它 分類歸檔。
• 若是這則訊息當下判斷只需3分鐘就可以處理 完，那就馬上處理。
• 預定後續處理email的時間。當下沒空處理的email，最好還是設定回覆期限，以免一放就忘。
• 分類email，然後歸檔移到個人的資料夾中。每 天清理收件匣一次。
• 取消訂閱不需要的電子報。

Step5 從工作流程節省時間

同類型的工作一起做盡量在同一時段做同類型的事，一次回覆所有信 件，一次閱讀所有公文、一次打完連絡電話等。可節省不同事務間的「切換時間」，且在工作速度上產生「遞增」效應。

(責任編輯 / 孫珞軒)