許書揚專欄｜不在會議當下做出決定？一次看懂日本職場「說不出口的秘密」

日本人不當面拒絕也是源於禮貌，然而當下不置可否的態度，容易讓台灣人做出誤判。因此與日本人溝通時，讀出語境背後的弦外之音常常考驗台灣人的智慧。

集體決策的文化：不在會議當下做出決定

台灣人總認為跟日本企業開會進度緩慢，會議結束後也得不到具體結論，這些讓台灣人摸不著頭緒的結果，源自於日本企業集體決策的文化。

延續日本人不在當下說不的文化，在日系企業中，最後的決策是層層上報之後的決定，每個簽上名字的人都需要負起責任，因此在會議中討論的是彼此的想法及搜集決策所需的情報，而非結果。為了讓事情向下進行，建議與對方約定一個回覆的期限，讓彼此對於時間有了更好的掌握。

非母語的溝通欲速則不達

除了文化之外，使用的語言也是構成溝通成功與否的要素。當台日雙方以非母語的英語進行溝通時，為了避免誤解，使用生僻字來展現自己的英文能力絕非聰明之舉，例如有一次我用了afraid，原本是想表達「恐怕」，但對方卻接收到的是「恐懼」。

相反的，更該放慢速度，使用淺顯易懂的字以確保雙方都了解彼此的意思。重要的事件盡量採取面對面、視訊的方式進行，應避免只用email或電話溝通；會後也應該將會議內容整理為書面文件，寄給對方再次確認沒有誤解之處。

日本人的溝通，有其獨特的文化，如何讀懂字句後面的空氣是與日本人溝通的一大重點。隨著台日的商業合作增加，跨文化的交流也愈加頻繁，需要更多的理解與同理來消弭語言、文化帶來的誤解，掌握跨越溝通鴻溝的關鍵。

（本文作者為中華人力資源社會責任協會（HRSR）創會會長、經緯智庫（MGR）暨保聖那管理顧問台灣分公司（Pasona）總經理許書揚。《人才永續頻道》持續針對人才議題提供跨領域專家建議與未來政策建言，歡迎投稿：[email protected]）

(責任編輯 / 王穎皓)