葉書芸專欄｜員工熬夜加班，只因主管少說一個字？５招學會精準表達

多項研究顯示，當目標具體且可量化時，員工的工作效率將大幅提升。美國工業巨擘奇異公司（General Electric Company）採用SMART目標制定法讓打字員突破個人能力上限的作法，便是一例。

（延伸閱讀：全世界都在用的超強目標管理法「SMART原則」，成就解鎖好easy）

因此，主管在設定目標或評估績效時，應該提供明確的數據和衡量標準，這能幫助員工了解自己努力的方向。而員工在提建議時，也要能提供具體事實和數據來增加說服力，例如，對主管做財務報告時，具體的銷售數據和市場分析就比模糊的「財務表現不錯」更有說服力。

重點三：根據溝通對象客製化

不同的人有不同的理解能力和需求，因此溝通時的「客製化」至關重要。組織激勵專家西蒙 · 西奈克（Simon Sinek）提出的「黃金圈理論」，就是指領導者應根據不同受眾的動機來調整溝通方式，若主管面對在乎意義感的員工，就應該告訴對方「為什麼」而不光是「怎麼做」。

而員工在面對不同的溝通對象時，也應根據情境選擇適當的溝通策略。例如，跟客戶說話時，應以解決問題為導向，而跟同事溝通，要注重協作與分工；面對老闆則要強調執行成效。

重點四：積極傾聽與回應

有效的溝通不僅在於如何表達，還包括如何傾聽。美國心理學會的研究發現，當員工感到被傾聽時，他們的工作滿意度和忠誠度皆顯著提升 。

因此，主管應在與員工交流時，積極傾聽並給予明確的回應。這不僅能讓員工感受到被重視，還能促進更高效的合作。同時，員工在接受指導時，也應適時提問以確保自己充分理解對方的意思，避免不必要的誤解。

重點五：溝通時情緒穩定

溝通中的情緒管理同樣不可忽視。一項刊登在Science Direct學術期刊網站的研究指出，領導者的正向情緒可以誘發員工的正向情感，進而提高其在組織裡的心理安全感。

由此可見，主管在表達意見時，也要避免讓情緒影響溝通效果，保持冷靜才有助於訊息的準確傳遞。同樣地，員工在面對壓力時，也應學會適當調節，才能有效表達自己的需求，尋求到所需的支持。

精準表達，不僅僅是一種溝通技巧，更是一種讓我們在複雜環境中脫穎而出的關鍵能力。

(責任編輯 / 王穎皓)