員工做的跟你要的差太多？清楚下指令的5個步驟，讓部屬變聰明！

下指令需要刻意練習

如果你是主管，或者你必須指揮相關人完成專案，我衷心希望你能刻意練習「下達指令」。因為太多人忽略這塊，而讓自己的溝通顯得無效、冗長又累贅。

你知道下達指令有多需要練習嗎？我舉個簡單例子。

例如，你下個星期一早上要開專案會議，如果安妮是一位才來公司報到三個月的助理，你就必須讓她準備以下資料，才確保不致出錯：

Who 人：他是誰？單位、職稱、其他相關人等。——「安妮，請你邀請業務部經理、督導、業助共八個人來開會。你擔任紀錄，總經理會主持這次會議。」

What 事：下達指令的主題是什麼？——「這次會議要報告今年通路狀況，並且要跟總經理討論明年開拓新通路的策略。你請大家準備好今年Q1∼Q3的業務資料，包括進貨／銷貨／業績成長／會員基本資料／通路合約。會議中，我會請相關主管每人以5分鐘進行報告。」

When 時：時間？事件發生於何年何月何日，幾點幾分？——「這個會議在2021年1月11日週一早上10 點召開，預計開到中午12點。」

Where 地：地點？何處？——「會議在公司101會議室舉行。」

Which 物：哪一個？是否牽扯到決策的選擇？——「請你印出所有紙本資料、準備大白板、請每個人帶電腦、現場要能投影，請大家用PPT報告。PPT不能超過十頁。」

How 如何做：如何做？人／事／時／地／物相關的指令內容。——「最後，請妳在12月20日前，將會議通知用email傳給業務部經理、督導、業助以上共八人，並且cc給我和總經理。在1月10日下午5點前，用簡訊再提醒所有與會人士，還要附上你的email和電話連絡方式。」

最後做到「複述」及「確認」。——「安妮，妳可以用妳的話複述重點給我嗎？」

資訊好多！是的。身為主管，每天要下達的指令，每天要做的決策如此多，每次都這麼完整地說一次，實在太花時間了。也因此我們才會建議，下達指令要留意員工的成熟度，成熟度愈高，下達指令可以愈簡要。下達指令簡要，溝通成本降低，主管才更有精力專注在提升績效、爭取機會、解決問題等其他決策類問題。